Prise en main de votre plateforme de
formation en ligne :
section Administrateur


Ce tutoriel a pour objectif de faciliter la prise en main de votre plateforme.

En tant qu'Administrateur, vous saurez faire :

  • Personnaliser votre plateforme ;
  • Éditer un module de formation ;
  • Planifier une activité pédagogique ;
  • Evaluer / collecter des données sur vos apprenants ;
  • Gérer vos utilisateurs ;
  • Consulter et télécharger les statistiques des apprenants.

Familiarisez-vous à l’interface d’administration

1 - Accéder à l’interface

Pour accéder à l’interface d’administration, authentifiez-vous en utilisant les informations de connexion que vous avez reçues par courrier électronique.

  • Depuis votre navigateur web accédez à la page de connexion via : https://monentreprise.etudesk.com/admin/login ;
  • Entrez vos identifiants, l’email et le mot de passe ;
  • Cochez le bouton se souvenir de moi pour remplir automatiquement les informations demandées à la prochaine session ;
  • Et enfin cliquez sur le bouton se connecter.

2 - Découvrir le tableau de bord

Bienvenue sur le tableau de bord de l’interface d’administration ! Ceci est la page d'accueil de l’administrateur. Vous pouvez revenir au tableau de bord à tout moment en appuyant sur le logo de votre entreprise ou sur le bouton Accueil dans le coin supérieur gauche de la page. En plus du logo, l’entête est composé de :
Le centre de notification : en appuyant sur l'icône de la cloche, vous accédez au centre de notification qui vous informes des actions à effectuer ou d’un événement survenu. Si vous avez des notifications non lues, un nombre (différent de zéro) apparaît sur l'icône pour indiquer le nombre de notifications que vous n'avez pas encore lues ;
Autres espaces : un sous menu qui permet d'acceder aux espaces instructeurs et apprenants ;
Le bouton Déconnexion : ce bouton permet de se déconnecter de l’interface d’administration ;
La barre de menu : Cet élément permet d’accéder aux différentes pages de l’interface d’administration à travers les boutons Accueil, Modules, Évènements, Formulaires, Instructeurs, Apprenants ainsi que Paramètres.

Outre l’entête, la page d’accueil est composée d’élément permettant d'afficher ou d'exécuter des fonctions spécifiques de la plateforme. Ces éléments affichent le rapport d’activité d’une période de 7 jours sur les utilisateurs actifs, les modules débutés et terminés. Aussi, il est possible de connaitre les modules les plus suivis, le nombre de module disponible sur la plateforme, les licences restantes, le nombre total des utilisateurs ainsi que la liste des derniers utilisateurs inscrits.

3 - Personnaliser votre plateforme de formation en ligne

Pour accéder à la zone de personnalisation de la plateforme, il suffit, depuis la barre de menu, d’appuyer sur le bouton Paramètres. Cette page vous permet de modifier les informations sur votre organisme (le nom de l’organisme, sa description, son logo, sa couleur primaire, le pays, votre signature mail) ; les données requises pour l’inscription des utilisateurs ; les identifiants de connexion ; le règlement intérieur des apprenants ainsi que l'intégration de service externe.

{primary.fa-info-circle} Lorsque la visibilité est définie comme privée, vous devriez validé l'inscription des apprenants avant que ces derniers n'accèdent à leur espace de formation.

Intégration de votre système de visioconference

Depuis votre plateforme de formation en ligne, vous avez la posibilité de planifier des sessions de formations par visioconférence. Selon votre préférence, vous pouvez intégrer le système de visioconférence de votre choix : Zoom, 8x8, Microsoft Teams. Pour cela, cliquer sur l'onglet Intégrations ensuite cliquer sur le bouton ajouter dans la section système de visioconference puis cliquer sur ajouter après avoir selectionné le systeme de visioconférence et renseigner les informations nécessaires.

Par défaut, la plateforme intègre le système de visioconférence 8x8 gratuitement et sans abonnement dont vous vous devez d'activer. Ce système est destiné à des masterclass de 5 à 8 personnes.

Ci-dessous les étapes pour générer vos clés privée et publique lier votre compte Zoom :

  • Etape 1 : Accéder à l'adresse https://marketplace.zoom.us/ ;
  • Etape 2 : Cliquer sur le menu Develop puis sélectionner Build App ;
  • Etape 3 : Connectez-vous à votre compte zoom ou inscrivez vous si vous n'avez pas de compte ;
  • Etape 4 : Cliquer sur le bouton create de la zone JWT ;
  • Etape 5 : Renseigner le nom de l'API Zoom (Par exemple, Monentreprise Meet) ;
  • Etape 6 : Renseigner le nom de votre entreprise ainsi que votre nom et adresse mail ;
  • Etape 7 : Copier et coller ses differentes clés dans les champs requis lors de l'ajout de votre système de visioconference sur votre plateforme de formation.

Éditez un module de formation

1 - Créez un module de formation

L’éditeur de module vous permet de créer et modifier des modules de formation, importer du matériel de formation, ajouter une vidéo de captation ainsi qu’une image de couverture…

Pour utiliser l’éditeur de module, commencer par accéder à la page principale de gestion de modules. Cette page répertorie tous les modules disponibles sur votre plateforme. Ensuite, cliquer sur le bouton créer un module pour créer un nouveau module de formation ou apporter des modifications à un module déjà crée en cliquant sur le bouton modifier.

Une fenêtre modale apparaît au-dessus de la page et vous êtes invité à renseigner le titre et créer / selectionner une catégorie.

Une fois validé, vous accédez à l’éditeur de module ; composé de cinq sections : infos générales, contenu, instructeurs, et enfin divers.

2 - Renseignez le syllabus

La première section de l'éditeur de module est : infos générale.

Cette section permet de renseigner les informations sur le syllabus du module notamment le titre, la description, l’objectif pédagogique, la cible, les prérequis. Il est nécessaire de cocher le bouton publier le module si vous souhaitez le rendre disponible dans l’espace apprenant dans le cas contraire ce module est définit comme un brouillon.

3 - Ajoutez du contenu

un module de formation est découpé en section. Chaque section se compose de leçons (titre, lien de la vidéo et description), de quiz d’évaluation et d’activités.

Pour ajouter le contenu d'une leçon par exemple, suiver les étapes suivantes

  • Etape 1 : Cliquer sur le titre de la leçon ;
  • Etape 2 : Sélectionner le type de support (fichier ou lien web) ;
  • Etape 3 : Si vous avez sélectionné un fichier, cliquer sur le bouton ajouter un fichier pour sélectionner votre contenu au format pdf, word, excel, powerpoint ...
  • Etape 4 : Cliquer sur Uploader un fichier pour enregistrer ou importer votre fichier.

4 - Associez des instructeurs au module

Il s’agit ici d'ajouter des instructeurs qui ont participés à l'élaboration du module de formation. Pour créer un nouvel instructeur, accéder à la page de gestion des instructeurs en cliquant sur le bouton gérer les instructeurs.

5 - Prévisualisez le module

Dans la section Divers, vous devez :

  • Renseigner la durée estimative du module ;
  • Sélectionner une catégorie. Vous avez la possibilité d'ajouter de nouvelle catégorie en cliquant sur le bouton Crée une nouvelle catégorie ;
  • Renseigner des mots clés afin de faciliter la recherche du module ;
  • Importer une image de couverture ;
  • Renseigner le lien de la vidéo d'introduction ;
  • Et enfin, associer un ou des groupes d'apprenants.

Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour entregister les informations.

{primary.fa-info-circle} Seuls les apprenants d'un groupe associé au module pourront accéder à la formation. Une fois l'édition terminée, cliquer sur le bouton Prévisualiser pour avoir un aperçu du module créé.

Planifiez une activité pédagogique

Si vous souhaitez proposer des sessions d’apprentissage en direct (en présentiel ou en ligne) en plus des modules de formation disponible, vous avez la possibilité de planifier un évènement. Depuis la barre de menu, cliquez sur le bouton ‘Évènements’ pour accéder à la page de gestion des évènements.

Cliquez sur le bouton Créer un évènement et renseigner les informations telles que : le thème, la date de l'évènement, l'heure ainsi que la durée de la session.

Une fois créé, veuillez renseigner la description de l'évènement ; sélectionner le type d'évèment (en ligne ou en présentiel) ; selon que l'évènement soit en ligne, il est impératif de générer un lien de visioconference en cliquant sur le bouton Générer un lien de visioconférence ; renseigner les groupes d'apprenant inviter à suivre cet évènement ; cocher le bouton Publier l'évenement si vous souhaiter le rendre disponible sur l'espace apprenant et enfin engregistrer les informations avec le bouton Mettre à jour.

Evaluer / collecter des données sur vos apprenants

Les formulaires vous aident à recueillir des projets, gérer des inscriptions à un événement, effectuez un sondage rapide, créez un questionnaire, et bien plus. Pour accéder à l'éditeur de formulaire, cliquer sur l'onglet Formulaires du menu principal.

L’éditeur de formulaire est composé d’une section infos générales qui concerne les informations comme le titre du formulaire, sa description, les groupes d’apprenant qui ont accès au formulaire, une option pour publier le formulaire ou encore donner la possibilité à l’apprenant de modifier une réponse. Une section Questions, qui permet d’ajouter une variété de questionnaire (réponse courte, longue, unique, multiple, liste déroulante, date, fichier) au formulaire. Lorsque vous associer des instructeurs au formulaire, depuis la section instructeur, vous donnez la possibilité à ces derniers d'éditer ce formulaire et d'accéder aux données.

Il est également possible d'ajouter des règles, depuis la section Règles, afin d'obliger un apprenant à atteindre une progression minimale dans un module de formation avant de soumettre un formulaire.

Gérer vos instructeurs

Accéder à la page de gestion des instructeurs depuis l'onglet instructeurs de la barre de menu.

Cliquer sur le bouton Creer un instructeur et renseigner les informations telles que le nom complet, l'adresse mail, la bibliographie ainsi que la photo de profil de l'instructeur.

Depuis la liste des instructeurs, vous avez la possibilité de modifier les informations d'un instructeur ou encore de supprimer.

Gérer un groupe d’apprenants

1 - Ajouter un nouvel apprenant

Accéder à la page de gestion des apprenants en cliquant sur l’onglet Apprenants situé dans la barre de menu.

Sur cette page, cliquer sur le bouton inviter des apprenants pour envoyer des invitations aux apprenants. Un modal apparaît au-dessus de la page. Vous avez la possibilité d’inviter un ou plusieurs apprenants par mail ou via le QR code. Veuiller saisir l’adresse e-mail de l’apprenant puis cliquer sur le bouton valider.

{warning.fa-exclamation-triangle} Si vous invitez plusieurs apprenants, séparer chaque adresse mail par une virgule. Nous vous invitons à traiter votre liste d'adresse mail (des apprenants) afin de préseverser votre reputation d'expediteur qui est impacté par le taux de rebond (le taux de messages d'invitation mail rejetés par rapport à l'ensemble des messages envoyés). Dans la plupart des cas, les messages rejetés sont dus à une erreur de frappe dans l'adresse (par exemple gmil.com au lieu de gmail.com), ou à un serveur de courrier électronique du destinataire qui a complètement bloqué la livraison. Gardez à l'esprit que Etudesk peut limiter l'invitation groupée à 3 apprenants si votre taux de rebond est élevé (supérieur à 3%).

Une fois l’inscription des apprenants terminée, l’administrateur reçoit une alerte dans le centre de notifications et est invité depuis de la page de gestions des apprenants à consulter les demandes en attentes confirmation en cliquant sur le bouton Demandes en attente. Vous avez la possibilité d’accepter ou de rejeter toutes les demandes ou individuellement en s’aidant de l’outil de recherche.

Cliquer sur Aucun groupe pour attribuer un groupe d'apprenant à un utilisateur.

Cliquer sur le bouton Voir tous depuis la page de gestion des apprenants pour consulter/exporter la liste des apprenants. A partir de cette liste, vous pouvez voir le nom d’un apprenant ; s’avoir si ce dernier est connecté ou déconnecté ) ; voir sa date d’inscription ou de dernière connexion ; connaitre le nombre de modules suivi. Pour accéder au profil d’un apprenant, il suffit de cliquer sur le nom de ce dernier. Le bouton exporter permet de télécharger la liste des apprenants.

A partir du profil d’un apprenant, l’administrateur peut envoyer une notification à l’apprenant ; le bloquer ; connaître sa progression ; voir des informations supplémentaires sur ce dernier.

2 - Les statuts d’un apprenant

Les statuts d'un apprenant déterminent quel apprenant a accès à la plateforme et ceux qui ne l’ont pas. L’administrateur peut gérer ces statuts en les activant ou en les désactivant via le profil de l’apprenant. Il existe deux statuts possibles :

Activé : Il s’agit d’un apprenant ayant accès à la plate-forme et le droit de suivre les modules de formation qui lui ont été attribués.

Bloqué : en bloquant le compte d’un apprenant, celui-ci n'aura plus accès à la plateforme et son contenu. Cependant, ses progressions sur les modules suivis ne seront pas supprimées et seront toujours visibles.

3 - Gérer un groupe d’apprenant

Les apprenants peuvent être classés en groupe. Les groupes sont utiles à chaque fois qu'il existe un ensemble d'apprenants avec des besoins de formation similaires. Pour créer un nouveau groupe d’apprenant, depuis la page de gestion des apprenants, cliquer sur Ajouter un Groupe. Puis renseigner les informations comme le titre et le type (Public ou Privé).

{primary.fa-info-circle} Si un groupe d'apprenant est défini comme privé alors les apprenants ne pourrons pas sélectionner ce groupe lors de leur inscription. Voir le formulaire d'inscription d'un apprenant à la section Se familiariser à l'espace apprenant.

Consulter les statistiques

1 - Suivez de la progression d’un apprenant

Vous pouvez rapidement et facilement consulter la progression d’un apprenant depuis son profil. L’administrateur vérifie les notes et la progression de l’apprenant par rapport à ceux de son groupe.

2 - Statistiques générales d’un module

Les statistiques générales d’un module sont disponibles depuis la page de gestion des modules en cliquant sur le bouton ‘statistiques’ du module. La page suivante présente les informations comme le nombre d’abonnés au module, les discussions des apprenants qui portent sur ce module, les activités, la progression globale ainsi que le temps passé sur les leçons du module.

3 - Le rapport d’activité

Depuis la page d’accueil, vous avez la possibilité de télécharger le rapport d’activité d’une période de 7 jours sur les utilisateurs actifs, les modules débutés et terminés. Pour obtenir ce rapport, cliquer sur le bouton ‘Télécharger les statistiques’ situé au bas du Dashboard.